Bedrijven en organisaties in verschillende sectoren vertrouwen dagelijks op Microsoft Teams om samen te werken, ideeën uit te wisselen en verbonden te blijven, ongeacht hun locatie. Met beveiliging als kern van ons platform hebben we Microsoft Teams ontwikkeld om organisaties te ondersteunen bij het veilig beheren van vergaderingen, het voorkomen van verstoringen en het beschermen van vertrouwelijke gesprekken.
De snelle ontwikkelingen op het gebied van AI en grote taalmodellen (LLM’s) brengen echter nieuwe uitdagingen met zich mee voor het bepalen wie of wat toegang krijgt tot een vergadering. Naarmate geautomatiseerde bots en AI-gedreven bedreigingen steeds geavanceerder worden, is een proactieve benadering vereist om ongeautoriseerde toegang te voorkomen. Hoewel Microsoft Teams krachtige beveiligingsmaatregelen bevat, is het essentieel om voortdurend op de hoogte te zijn van nieuwe bedreigingen en de juiste beveiligingstools in te zetten om uw vergaderingen te beschermen.
Als reactie op de toenemende bezorgdheid over de beveiliging van vergaderingen, kiezen veel IT-beheerders ervoor om alle externe toegang tot virtuele vergaderingen binnen hun organisatie uit te schakelen. Hoewel dit het directe risico kan verminderen, kan het ook de effectiviteit van virtuele vergaderingen als hulpmiddel voor externe samenwerking beperken. In plaats van te kiezen tussen beveiliging en samenwerking, hebben organisaties oplossingen nodig die beide bieden. Deze blog bespreekt best practices om Teams-vergaderingen te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang en tegelijkertijd open en productieve samenwerking mogelijk te maken.
Beheer toegang tot vergaderingen en de deelname-ervaring
Een van de belangrijkste manieren om uw vergaderingen te beveiligen, is door de toegang te beheren en deelnemers te verifiëren. De eerste stap hierbij is het inschakelen van de vergaderlobby. De vergaderlobby in Teams zorgt ervoor dat bepaalde typen deelnemers niet direct aan een vergadering kunnen deelnemen totdat een organisator hen toegang verleent. Organisatoren ontvangen een melding wanneer een deelnemer zich in de lobby bevindt en kunnen beslissen of zij deze willen toelaten.
Organisatoren kunnen in de vergaderopties aangeven wie de lobby mag overslaan en direct aan de vergadering mag deelnemen, en welke rollen deelnemers uit de lobby mogen toelaten. Door de optie ‘Wie mag de lobby overslaan’ in te stellen op ‘Personen in mijn organisatie’, kunnen alleen gebruikers binnen uw organisatie direct deelnemen; anderen, inclusief bots, moeten in de lobby wachten totdat zij worden toegelaten.
Daarnaast kunnen organisatoren de instelling ‘Wie mag vanuit de lobby toelaten’ beperken tot ‘Alleen organisator en medeorganisator’ om het aantal deelnemers dat toegang kan verlenen vanuit de lobby te minimaliseren. Na het inschakelen van de lobbybediening, is de volgende stap het blokkeren van externe deelnemers. IT-beheerders kunnen specifieke externe domeinen blokkeren, waaronder bekende botdomeinen, om te voorkomen dat deze deelnemers direct toegang krijgen tot vergaderingen.
Externe toegang biedt een gedetailleerde manier om te bepalen wie er aan vergaderingen deelneemt. Door de opties “Anonieme gebruikers kunnen deelnemen aan een vergadering” en “Anonieme gebruikers kunnen ongeverifieerd deelnemen aan een vergadering” uit te schakelen, wordt voorkomen dat ongeautoriseerde deelnemers, waaronder bots, deelnemen aan vergaderingen. Dit beperkt echter de mogelijkheden voor externe samenwerking in Microsoft Teams.
IT-beheerders kunnen bovendien een CAPTCHA-gebaseerde menselijke verificatietest instellen voor anonieme en niet-gefedereerde gebruikers. Alle anonieme gebruikers moeten dan een CAPTCHA-test voltooien voordat zij verder kunnen deelnemen. Voor extra beveiliging kunnen organisatoren met een Teams Premium-licentie e-mailverificatie gebruiken om externe deelnemers te vragen hun e-mailadres te verifiëren met een code voordat zij aan de vergadering deelnemen.
Bescherm gevoelige informatie
Met goed beheer van wie toegang krijgt tot uw vergaderingen, richten we ons nu op de bescherming van uw gegevens, privacy en gevoelige informatie tijdens vergaderingen. Een Microsoft Teams Premium-abonnement biedt geavanceerde bescherming via watermerken, end-to-end encryptie, gedetailleerde vergaderinstellingen en gevoeligheidslabels.
Vergaderwatermerken kunnen zowel voor gedeelde scherminhoud als voor video’s van deelnemers worden ingeschakeld, waarbij het watermerk zichtbaar is als een e-mailadres van de deelnemer. Dit ontmoedigt het maken van ongeoorloofde screenshots. End-to-end encryptie (E2EE) biedt extra privacy voor zeer vertrouwelijke vergaderingen, omdat alleen de deelnemers toegang hebben tot de communicatie; zelfs Microsoft heeft geen toegang tot deze gesprekken.
Teams Premium biedt ook gedetailleerde controle over vergaderactiviteiten, zoals het beheren van wie vergaderingen mag opnemen en transcriberen, het blokkeren van extern delen van live ondertitels en transcripties, en het beperken van de mogelijkheid om vergaderchats te kopiëren. Gevoeligheidslabels helpen te waarborgen dat alleen geautoriseerde personen toegang hebben tot gevoelige informatie tijdens vergaderingen.
Gebruikersvoorlichting
Het waarborgen van de beveiliging van vergaderingen is een gedeelde verantwoordelijkheid, waarbij goed opgeleide gebruikers cruciaal zijn. Het is belangrijk om uw team te trainen in het effectief gebruiken van beveiligingsfuncties en best practices, zoals het ontzeggen van toegang aan ongeverifieerde deelnemers en het controleren van namen voordat deelnemers worden toegelaten. Door voortdurend te leren en aan te passen, streeft Microsoft ernaar om al uw gesprekken privé en veilig te houden. Raadpleeg de beveiligingsgids voor Microsoft Teams en het Microsoft Vertrouwenscentrum voor meer informatie.
Wees de eerste die een opmerking plaatst!