Videovergaderruimte inrichting – Best Practices

Akoestiek van de kamer

Het eerste en misschien wel belangrijkste aspect om te overwegen is de akoestiek. Vergaderruimtes zijn gebouwd om een zinvolle dialoog mogelijk te maken. Daarom is het van cruciaal belang ervoor te zorgen dat hun akoestische eigenschappen dit mogelijk maken.

BEST PRACTICE

Vloer: Gebruik vloerbedekking of andere zachte materialen die geluid goed absorberen en meubelgeluiden dempen.

Plafond: Selecteer speciale akoestische tegels of hangpanelen voor het plafond om de galm in de kamer te verminderen.

Muren: Overweeg om akoestische absorptie op de muren te plaatsen. Idealiter zouden ten minste twee aangrenzende wanden panelen moeten hebben die gemaakt zijn van akoestisch absorberend materiaal.

WAT TE VERMIJDEN

Oppervlakken die geluid reflecteren, wat de audiokwaliteit in gevaar kan brengen. Dit betekent dat er geen harde materialen zoals steen, glas, metaal, enzovoort worden gebruikt.

Hardhouten vloeren of tegels, om dezelfde reden.

Kleuren van de kamer

Hoewel levendig kleurrijke kamers vanuit ontwerpperspectief geweldig kunnen zijn, lopen ze het risico een bron van afleiding en vervorming te zijn bij videogesprekken

Andere overwegingen

Hier volgen enkele algemene richtlijnen voor het ontwerpen van een effectieve videovergaderruimte

Scherm

Het kiezen van het juiste scherm en het op de juiste manier positioneren ervan is van cruciaal belang voor effectieve vergaderingen op afstand

Aantal beeldschermen: Indien mogelijk is het een voordeel om twee afzonderlijke schermen op te zetten: één voor gedeelde inhoud en één voor de videofeed van externe deelnemers. Voor focusruimtes en kleinere vergaderruimtes is één display doorgaans voldoende.

Schermgrootte: Dit hangt grotendeels af van de grootte van de kamer. Als vuistregel geldt dat de deelnemer die het verst zit, gemakkelijk fijne details, zoals tekst, moet kunnen zien. De aanbevolen kijkafstand ligt tussen één en vier keer de diagonale lengte van de monitor.

Plaatsing van het beeldscherm: Monteer de monitor op ooghoogte van zittende deelnemers. Dit bevindt zich doorgaans tussen de 116 en 127 centimeter (46 tot 50 inch) van de vloer, maar zal grotendeels afhangen van de plaatsing van de camera.

Weergave-instellingen: Zorg voor de laagst mogelijke latentie om real-time communicatie mogelijk te maken (als er een “Game”- of “PC”-modus op de monitor staat, schakel deze dan in). Schermresolutie, helderheid, contrast en kleurverzadiging moeten zo worden ingesteld dat bezoekers op afstand de meest natuurlijke uitstraling krijgen.

Compute Unit

Voor videovergaderingen is een rekeneenheid nodig waarop de benodigde software draait en alle invoer/uitvoer van video-/audiobronnen wordt verwerkt. Er zijn verschillende opties

Videobalk

Alles-in-één videobalken zoals de EXPAND Vision 5 worden geleverd met een ingebouwde rekeneenheid, evenals microfoons en luidsprekers. Ze zijn direct uit de doos de meest complete optie en zijn eenvoudig te installeren en te gebruiken.

Speciaal computerapparaat

Hier wordt permanent een computereenheid in de vergaderruimte achtergelaten en vooraf aangesloten op alle video- en audioapparatuur. De beste locatie hiervoor is dichtbij of achter het scherm. Deelnemers moeten verbinding maken met deze rekeneenheid om deel te nemen aan videovergaderingen op afstand.

Bring your own device (BYOD)

Dit neemt de vorm aan van een plug-and-play vergaderopstelling die gebruikmaakt van een professionele camera zoals EPOS EXPAND Vision 1M. Gebruikers kunnen hun eigen laptops meenemen en aansluiten via b.v. een USB-kabel. In dit geval fungeert de laptop van de gebruiker ook als rekeneenheid waarop de benodigde vergadersoftware draait.

Touch-controller

Met controllers voor vergaderruimtes kunnen gebruikers eenvoudig hun vergaderingen starten en communiceren met lopende vergaderingen door bijvoorbeeld te vergaderen. inhoud op het scherm delen

Plaatsing
Touchcontrollers kunnen met behulp van relevante montageaccessoires op tafel of aan de muur worden gemonteerd. Het belangrijkste is dat ze gemakkelijk bereikbaar moeten zijn voor alle deelnemers in de kamer.

Connectiviteit
Dit is afhankelijk van de touchcontroller. Sommigen van hen worden via USB aangesloten op een afzonderlijk computerapparaat of videobalk (zie hierboven) en hebben mogelijk een aparte voedingskabel en HDMI-kabel voor het delen van inhoud. Anderen, zoals de EPOS EXPAND Control, vertrouwen op een enkele Power over Ethernet-kabel voor zowel het netwerk als de stroombron.

Kabelbeheer

Slim kabelbeheer is een essentieel onderdeel van een vergaderruimte op ondernemingsniveau. Het helpt voorkomen dat kabels in de war raken en in de weg zitten, wat voor afleiding kan zorgen en de deelname aan vergaderingen negatief kan beïnvloeden. Hier leest u hoe u het vasthouden van kabels kunt vergemakkelijken

Houd kabels gegroepeerd en netjes georganiseerd met behulp van kabelbinders.
Probeer HDMI/USB-kabels niet met stroomkabels in dezelfde kabelbinder te groeperen.
Bescherm en verberg kabels die over de muren of de vloer lopen met behulp van kabelgoten.